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Datenschutzerklärung für Bewerber/innen

Datenschutzerklärung der Leibniz-Institut für Resilienzforschung (LIR) gGmbH entsprechend der gesetzlichen Vorgaben nach Artikel 12, 13 und 14 DS-GVO

Datenschutzerklärung für Bewerber/innen

(Version 6 vom 18.01.2021)

Wir, die Leibniz-Institut für Resilienzforschung (LIR) gGmbH, unterrichten Sie im Folgenden nach Artikel 13 der EU-Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO), respektive nach Artikel 14 DS-GVO soweit keine Direkterhebung vorliegt.

Diese Pflicht erfüllen wir gerne und informieren Sie ausführlich und transparent darüber, welche personenbezogenen Daten über Sie bei uns anfallen können.

Ziel der nachfolgenden Erläuterungen ist es, zu beschreiben, welche Daten wir zu welchem Zweck verarbeiten und welche Rechte Sie desbezüglich haben (gemäß den Artikeln 15 bis 22 und Artikel 34 DS-GVO).

 

Verantwortliche Stelle

Verantwortlicher nach DS-GVO respektive der jeweils geltenden nationalen Datenschutzgesetze der europäischen Mitgliedsstaaten sowie sonstiger nationaler Bestimmungen, die den Datenschutz betreffen, ist:

Leibniz-Institut für Resilienzforschung (LIR) gGmbH
Wallstraße 7
55122 Mainz

Telefon: +49 (0)6131 89448-02

E-Mail: thorsten.mundi@lir-mainz.de

 

Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten:

E-Mail: datenschutzbeauftragte@lir-mainz.de

Telefon: +49 (0)6131 8944-08

 

Zweck der Datenverarbeitung

Ihre in den Bewerbungsunterlagen enthaltenen bzw. ggf. im Bewerbungsgespräch erlangten personenbezogenen Daten werden ausschließlich zum Zwecke des Auswahlverfahrens für die jeweils ausgeschriebene Stelle verarbeitet.

 

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung im Bewerbungsverfahren und als Bestandteil der Personalakte sind: § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG und Art. 6 Abs. 1 lit. (b) DS-GVO und, soweit Sie eine Einwilligung erteilt haben, etwa durch Übersendung nicht für das Bewerbungsverfahren notwendiger Angaben, Art. 6 Abs. 1 lit. (a) DS-GVO. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung nach einer Absage ist Art. 6 Abs. 1 lit. (f) DS-GVO. Rechtsgrundlage für die haushalts- und steuerrechtliche Aufbewahrung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO i.V.m. § 147 AO. Berechtigtes Interesse bei Verarbeitung auf der Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. (f) DS-GVO ist die Verteidigung gegen Rechtsansprüche.

 

Datenarten, die von uns verarbeitet werden

Erhoben, verarbeitet und gespeichert werden folgende personenbezogene Daten:

  • Bewerberdaten: Name, Geburtsdatum, Lebenslauf, Staatsangehörigkeit/ Arbeitserlaubnis, usw. für das Auswahl-, Einstellungsverfahren, Ein- und Austrittsmanagement;

  • private Kontaktdaten: Adresse, Telefonnummer, E-Mail (zum Zwecke der Kontaktaufnahme);

  • Daten im Rahmen des Personalscreenings: z. B. polizeiliches Führungszeugnis;

  • sonstige Daten in der Personalverwaltung: Schwerbehinderung (sofern relevant), Führerscheininhaberschaft

Wir benötigen für den Bewerbungsprozess in der Regel keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten i.S.d. Art. 9 DS-GVO (Rasse, ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität). Wir bitten Sie, uns von vornherein keine derartigen Informationen zukommen zu lassen. Wenn solche Informationen ausnahmsweise für den Bewerbungsprozess relevant sind, verarbeiten wir sie zusammen mit Ihren anderen Bewerberdaten. Dies kann beispielsweise Angaben über eine Schwerbehinderung betreffen, die Sie uns freiwillig machen können und die wir dann zur Erfüllung unserer besonderen Verpflichtungen im Hinblick auf Schwerbehinderte verarbeiten müssen. In diesen Fällen dient die Verarbeitung der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung sind dann Art. 9 Abs. 2 lit. b DS-GVO, § 26 Abs. 3 BDSG, 164 SGB IX.

Ausnahmsweise kann es erforderlich sein, zur Beurteilung Ihrer Eignung für die vorgesehene Tätigkeit Informationen über Ihre Gesundheit oder eine Behinderung oder eine Auskunft aus dem Bundeszentralregister, d.h. über Vorstrafen, einzuholen. Rechtsgrundlage hierfür ist § 26 BDSG.

 Verantwortlicher für das Bewerbungsverfahren ist der in dieser Ausschreibung angegebene Adressat der Bewerbung.

 

Weitere Empfänger

Ihre personenbezogenen Daten werden im Rahmen des Bewerbungsverfahrens innerhalb der des Leibniz-Instituts für Resilienzforschung (LIR) weitergegeben an: Mitglieder der Auswahlkommission, die Personalverwaltung, die/den Gleichstellungsbeauftragte/-n, die Schwerbehindertenvertretung und ggf. den Betriebsrat im Rahmen ihrer organisatorischen bzw. gesetzlichen Zuständigkeit.

 

Löschfristen

Nach der Erreichung des jeweiligen Zweckes werden Ihre Daten gelöscht, wenn es zu keinem Vertragsabschluss kommt. Daten werden jedoch so lange aufbewahrt, wie es nötig ist zur Verteidigung von Rechtsansprüchen bzw. gegen etwaige AGG-Anschuldigungen. Ansonsten löschen wir die Bewerberdaten in der Regel 4 Monate nach Abschluss des Bewerbungsprozesses, es sei denn, Ihr Profil wurde uns von einem Personaldienstleister übermittelt und ist mit länger währenden Provisionsansprüchen dieses Dienstleisters behaftet. Sofern buchhalterisch relevante Verarbeitungen vorgenommen wurden, wie etwa die Erstattung von Reisespesen, werden die hierfür notwendigen Daten unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, das sind i. d. R. 6 oder 10 Jahre, gelöscht.

Sofern die Bewerbung erfolgreich war und wir einen Vertrag mit Ihnen schließen, überführen wir die im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhobenen Daten in unsere Personalakte (siehe Datenschutzerklärung für Mitarbeiter/innen).

 

Betroffenenrechte

Soweit personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet werden, sind Sie nach der DS-GVO sogenannter Betroffener. In diesem Fall stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu, das Recht auf Negativauskunft tritt hinzu, falls wir nichts über Sie gespeichert haben.

 

Auskunftsrecht

Neben der Auskunft, ob überhaupt Daten über Sie gespeichert wurden, haben Sie ein generelles Auskunftsrecht. Bei einer Verarbeitung von Ihren personenbezogenen Daten, können Sie über die folgenden Informationen Auskunft verlangen:

Nach dem Gesetzeswortlaut entsprechend Art. 15 DS-GVO werden wir Sie auf Ihr Verlangen unterrichten über

  • die Zwecke, zu denen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden

  • die Kategorien von personenbezogenen Daten, welche verarbeitet werden

  • die Empfänger bzw. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden oder noch offengelegt werden

  • die geplante Dauer der Speicherung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten

  • falls konkrete Angaben hierzu nicht möglich sind, Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer;

Des Weiteren erteilen wir Ihnen Auskünfte über Ihre Rechte. Diese werden unten detaillierter ausgeführt. Sie haben ein Recht auf Berichtigung (Artikel 16 DS-GVO) oder ein Recht Löschung (Artikel 17 DS-GVO) der Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie haben weiterhin das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen (Artikel 18 DS-GVO) oder ein Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung (Artikel 21 DS-GVO).  Sie haben das Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde (Artikel 77 DS-GVO).

Wir informieren Sie darüber hinaus auch über alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden (Artikel 14 DS-GVO).

Wir werden generell kein Profiling anwenden und Ihre Daten nicht für eine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 Abs. 1 und 4 DS-GVO verwenden.

Ihnen steht weiterhin das Recht zu, Auskunft zu der Frage zu, ob Ihre personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. Sollte dies der Fall sein, werden wir Sie über die geeigneten Garantien gem. Art. 46 DS-GVO für die Übermittlung unterrichten.

 

Recht auf Berichtigung

Das Recht auf Berichtigung (Artikel 16 DS-GVO) und das neue Recht auf Vervollständigung werden gewährleistet, wenn personenbezogenen Daten über Sie unrichtig oder unvollständig sind. Die Berichtigung wird unverzüglich, das bedeutet ohne schuldhaftes Zögern durch uns, vorgenommen.

 

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DS-GVO). In diesem Fall werden Ihre Daten nur noch gespeichert und nicht mehr weiterverwendet. Nach dem Gesetzeswortlaut können Sie dieses Recht geltend machen, wenn

  • Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen Daten für eine Dauer bestreiten, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;

  • die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;

  • wenn der Verantwortliche die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DS-GVO eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber Ihren Gründen überwiegen.

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt wurde, dürfen diese Daten mit Ausnahme oben benannter schlichter Speicherung nur noch mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

Sobald wieder mit den Daten gearbeitet werden soll, die Einschränkung der Verarbeitung also wieder aufgehoben werden soll, werden sie hierüber informiert.

 

Recht auf Löschung

Sie haben das Recht auf Löschung Ihrer Daten (Artikel 17 DS-GVO), soweit eine der folgenden Fälle einschlägig ist. Wir werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich löschen, …

  • wenn die Sie betreffenden personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind

  • wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen, auf die sich die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO stützte, und eine anderweitige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung nicht besteht

  • wenn Sie gem. Art. 21 Abs. 1 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen und keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vorliegen, oder Sie gem. Art. 21 Abs. 2 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen

  • wenn die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden

  • wenn die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich ist, dem der Verantwortliche unterliegt

  • wenn die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DS-GVO erhoben wurden

 

Recht auf Vergessen-werden

Hat der Verantwortliche die Sie betreffenden personenbezogenen Daten öffentlich gemacht und ist er gem. Art. 17 Abs. 1 DS-GVO zu deren Löschung verpflichtet, so trifft er unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um für die Datenverarbeitung Verantwortliche, die die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass Sie als betroffene Person von ihnen die Löschung aller Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt haben.

 

Ausnahmen von dem Recht auf Löschung

Das Recht auf Löschung kann eingeschränkt sein. Dies ist der Fall, wenn die Daten nach dem Gesetzeswortlaut erforderlich für die folgenden Zwecke sind:

  • zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;

  • zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;

  • aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h und i sowie Art. 9 Abs. 3 DS-GVO;

  • für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gem. Art. 89 Abs. 1 DS-GVO;

  • zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen;

 

Recht auf Unterrichtung

Wenn Sie als Betroffener das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung ausüben, sind wir als Verantwortliche verpflichtet, jedem Empfänger, dem die entsprechenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, die Geltendmachung der Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung durch den Betroffenen mitzuteilen (Artikel 19 DS-GVO). Dies gilt allerdings nicht, wenn sich dies als unmöglich erweist oder mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden ist.

Ihnen steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.

 

Recht auf Datenportabilität (Datenübertragbarkeit)

Ihnen steht als Betroffener das Recht zu, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie an einen Verantwortlichen gegeben haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format heraus zu verlangen (Artikel 20 DS-GVO).

Hinzu kommt das Recht diese Daten einem Dritten Ihrer Wahl zukommen zu lassen. Der Verantwortliche wird Sie nicht dabei behindern, die Daten an den neuen Verantwortlichen zu übertragen, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO oder auf einem Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO beruht und die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

Soweit dies technisch machbar ist und die Freiheiten und Rechte anderer Personen hierdurch nicht beeinträchtigt werden, steht Ihnen zudem das Recht zu, dass Ihre personenbezogenen Daten direkt vom ursprünglichen Verantwortlichen an den neuen Verantwortlichen übertragen werden.

Das Recht auf Datenportabilität gilt jedoch nicht in allen Fällen. Ein Bespiel wäre, wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich für die Wahrnehmung einer Aufgabe ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.

 

Widerspruchsrecht

Ihnen steht in verschiedenen Situationen ein Widerspruchsrecht (Artikel 21 DS-GVO) gegen die Verarbeitung zu. Sie werden daher unterrichtet, dass Sie das Recht haben jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die auf Basis der Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a und e DS-GVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a durchgeführt wird, Ihren Widerspruch beim Verantwortlichen einzulegen. In diesem Fall werden personenbezogene Daten des Betroffenen nicht mehr verarbeitet, es sei denn, der Verantwortliche kann zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die schwerer wiegen als Ihre Interessen als Betroffener und Ihre Rechte und Freiheiten. Ebenso kann die Verarbeitung weiterhin erfolgen, wenn sie der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die Direktwerbung steht Ihnen weiterhin das Recht zu, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung für derartige Werbung einzulegen.

Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.

Sie können gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die zu wissenschaftlichen oder historischen Forschungszwecken oder zu statistischen Zwecken gemäß Artikel 89 Absatz 1 erfolgt, Widerspruch einzulegen, es sei denn, die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe erforderlich.

 

Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung

Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen zu widerrufen.  Der Widerruf gilt grundsätzlich nur für die Zukunft. Das bedeutet, dass durch den Widerruf der Einwilligungserklärung die bisherige Verarbeitung, bis zum Eingang des Widerrufs der Einwilligung, nicht rechtswidrig wird.

 

Automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling

Ihnen steht das Recht zu, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, soweit diese Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt (Artikel 22 DS-GVO). Dies betrifft auch entsprechendes sogenanntes „Profiling“.

Wir werden generell keine personenbezogenen Daten für ein Profiling oder eine automatisierte Entscheidungsfindung verwenden.

 

Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Artikel 77 DS-GVO). Die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde ist die Ihres Wohnortes. Es bleibt Ihnen unbenommen darüber hinaus etwaige andere Rechtsbehelfe vor Verwaltungs- oder Zivilgerichten geltend zu machen.

Die Aufsichtsbehörde, bei der Sie Ihre Beschwerde eingereicht haben, wird Sie gerne über den aktuellen Stand der Ergebnisse unterrichten und Ihnen mögliche Rechtsbehelfe anzeigen.

 

Änderungen der Datenschutzerklärung

Online: Wir behalten uns das Recht vor, unsere Datenschutzerklärung bei Bedarf zu aktualisieren und an dieser Stelle zu veröffentlichen. Die aktualisierte Erklärung tritt vorbehaltlich der geltenden Rechtsvorschriften mit Veröffentlichung in Kraft. Sollten wir bereits Daten über Sie erfasst haben, die von der Änderung betroffen sind und/oder einer gesetzlichen Informationspflicht unterliegen, werden wir Sie zusätzlich über wesentliche Änderungen unserer Datenschutzerklärung informieren.