Verstanden

Datenschutzerklärung für nicht-öffentliche Ausschreibungen

Daten, die wir von Ihnen im Rahmen von nicht-öffentlichen Ausschreibungen verarbeiten

Persönliche Kontaktdaten und Namen von Bietern, soweit es sich um natürliche Personen oder Personengesellschaften handelt, und Kontaktdaten von Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern der Bieter (z. B. Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer); ggf. Daten zur Qualifikation/Eignung eingesetzter Beschäftigter des Bieters und Referenzen über in der Vergangenheit ausgeführte vergleichbare Leistungen.

Ihre Daten werden im Rahmen des Vergabeverfahrens dokumentiert und der Vergabeakte beigelegt.

 

Rechtsgrundlagen, nach denen wir ihre Daten verarbeiten

Im Nachfolgenden informieren wir Sie darüber, auf welcher Rechtsgrundlage wir Ihre Daten verarbeiten.

§ 4 LDSG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und e DS-GVO.

Die Vergabestelle hat bei der Vergabe öffentlicher Aufträge Vergaberecht zu beachten. Dazu gehören insbesondere das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV), die Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/A) bzw. die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) sowie die Landeshaushaltsordnung (LHO).

Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient der Durchführung des Vergabeverfahrens und erfolgt auf Grundlage von § 4 LDSG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und e DS-GVO.

 

Ohne die Daten sowie die erforderlichen Auskünfte kann kein Zuschlag erteilt werden, da abgegebene Angebote unvollständig und damit auszuschließen sind.

 

Gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung zur Bereitstellung personenbezogener Daten (Art. 13 Abs. 2 e) DS-GVO:

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist regelmäßig für die Anbahnung, den Abschluss, die Abwicklung und Rückabwicklung eines Vertrages erforderlich. Für den Fall, dass Sie die erforderlichen personenbezogenen Daten nicht bereitstellen, sind uns ein Abschluss und eine Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen nicht möglich.

 

 

Weitere Empfänger Ihrer Daten

Ihre personenbezogenen Daten (in der Regel Kontaktdaten und Adressen) werden im Rahmen des Vergabeverfahrens innerhalb der des Leibniz-Instituts für Resilienzforschung (LIR) weitergegeben an: Mitglieder der Geschäftsführung und der Auswahlkommission sowie Mitarbeiter/innen der Finanzabteilung.

 

Alle personenbezogenen Daten, die im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtungen verarbeitet werden, werden nur dann weitergegeben, wenn die Übermittlung gesetzlich zulässig ist oder Sie in die Übermittlung eingewilligt haben.

 

Weitergabe aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung:

Bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung geben wir Ihre Daten an öffentliche Stellen oder Institutionen (Behörden, zum Beispiel im Rahmen einer Strafverfolgung) weiter.

 

 

Unterlegene Bieter:

Unterlegene Bieter, die einen Antrag nach § 62 Abs. 2 VgV stellen bzw. gemäß § 19 Abs. 1 VOUA (§ 46 Abs. 1 UVgO) über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes sowie den Namen des erfolgreichen Bieters zu unterrichten sind.

 

Information auf unserer Internetseite:

Bei Beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb und Freihändigen Vergaben (Verhandlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb) ab einem Auftragswert von 25.000 Euro wird für die Dauer von drei Monaten über jeden vergebenen Auftrag auf unserer Internetseite informiert. Diese Information enthält zumindest auch den Namen des beauftragten Unternehmens.

 

Sonstige Stellen, insofern Sie uns eine Einwilligung erteilt haben:

Bei Vorliegen einer expliziten Einwilligung geben wir Ihre Daten auch an sonstige Stellen weiter. Dies erfolgt jedoch innerhalb der Grenzen bei Vorliegen einer nachweisbaren Einwilligung durch Sie.

 

 

Dauer der Speicherung

Im Rahmen von Ausschreibungen:

Für die Verarbeitung und Speicherung der personenbezogenen Daten gelten die landesrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Vergabeunterlagen.

 

Zweckgebundene Speicherdauer:

Wir verarbeiten die Daten, solange dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung, was auch die Anbahnung und Abwicklung eines Vertrags umfasst.

 

Speicherung aufgrund gesetzlicher Bestimmungen:

Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch oder dem Steuerrecht ergeben. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen werden die betreffenden personenbezogenen Daten für die Dauer der Aufbewahrungspflicht gespeichert. Die Speicherdauer richtet sich zudem nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.

Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht wird geprüft, ob eine weitere Erforderlichkeit für die Verarbeitung vorliegt. Liegt eine Erforderlichkeit nicht mehr vor, werden die Daten gelöscht.

 

Speicherung bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung:

Wenn die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung bis zum Widerruf erfolgt, verarbeiten wir Ihre Daten, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder es keine Erforderlichkeit der Datenverarbeitung mehr gibt.

 

 

Übermittlung Ihrer Daten in ein Drittland

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns grundsätzlich in Rechenzentren der Bundesrepublik Deutschland oder der Europäischen Union verarbeitet.

Eine Übermittlung in ein Drittland kommt nur dann in Frage, wenn Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben oder wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DS-GVO unter Berücksichtigung der EU Standardvertragsklauseln oder anderen geeigneten Garantien abgeschlossen haben.

 

Sonstiges

Hinsichtlich der Verantwortlichkeit und Rechte der betroffenen Personen wird in der übergeordneten Datenschutzerklärung informiert.

 

Kontakt
Leibniz-Institut für Resilienzforschung (LIR) gGmbH
Wallstraße 7
55122 Mainz
Telefon: +49 (0)6131 89448-77
Rechtliches